Cette année, vous avez augmenté le salaire de vos employés.
Mais ils ne le savent pas.

Pourquoi?

Parce que vous avez échoué à leur communiquer l’augmentation de salaire que vous leur avez offert.

Les avantages sociaux et les régimes de retraite sont plus coûteux depuis plusieurs années et vous assumez en grande partie, sinon la totalité de la hausse de ces coûts.

Le relevé de rémunération globale permet à l’employé de comprendre le salaire qu’il gagne réellement, soit beaucoup plus que son salaire de base. Un relevé bien conçu informera l’employé sur la valeur monétaire de ses avantages sociaux, son régime de retraite, ses frais de scolarité, son allocation de transport et etc.

Si vous aviez établi une bonne stratégie de communication de la rémunération, vos employés connaîtraient l’augmentation des coûts de leurs avantages sociaux.

C’est un coût qu’une entreprise concurrente ne couvre pas nécessairement. Vous détenez un avantage concurrentiel en offrant une rémunération complète. À vous de la communiquer efficacement.

La majorité des départements de ressources humaines et des gestionnaires ont réalisé l’avantage des relevés de rémunération globale. En prenant connaissance de la valeur totale de leur rémunération, les employés apprécient davantage les bénéfices offerts par l’employeur. Par exemple, ils font le lien entre les réclamations d’assurance trop souvent dites gratuites et le coût réel pour l’entreprise.

Le syndrome de l’employé qui fait le mauvais choix

Les équipes RH travaillent très fort pour retenir les meilleurs talents. Une étude réalisée par PayScale indique que la préoccupation principale pour près de 60 % des employeurs est que leurs meilleurs employés soient embauchés par leurs compétiteurs. C’est un risque que vous pouvez diminuer.

L’employé fait un choix intelligent lorsqu’il connait la valeur totale de ce qu’il gagne plutôt que juste son salaire de base et son bonus.

Une entreprise concurrente peut bien l’approcher avec un salaire de base alléchant 5 000 $ plus élevé que ce que vous offrez, mais si elle n’offre pas un régime de retraite et des allocations de transport aussi généreuses que vous, l’employé sera perdant de quitter son poste au profit du compétiteur.

L’employé qui ne connait pas sa rémunération totale fera le mauvais choix et il quittera. Ce sera de votre faute.

Le relevé de rémunération globale fait prendre conscience de la valeur monétaire des bénéfices et aide à réduire le taux de roulement en entreprise.

Pour preuve, une étude de Towers Watson démontre que seulement 52 % des employés estiment que leur compagnie en fait assez pour expliquer le salaire et les programmes d’avantages sociaux auxquels ils ont droit.

Le juste milieu entre les besoins de l’employés et ceux de l’entreprise

Rappelez-vous que les programmes de rémunération doivent être l’équilibre entre les besoins des employés et ceux de l’entreprise.

Les employés désirent gagner une rémunération proportionnelle à leur apport dans la compagnie alors que vous voulez respecter votre budget.

Ils veulent être valorisés pour leurs talents et le temps qu’ils offrent à l’entreprise. C’est pourquoi les discussions sur la rémunération sont si importantes. Un relevé de rémunération globale offre à l’employé une vision concrète de ce que l’employeur est prêt à payer pour le compter parmi son équipe.

Suivez ce guide pour créer une communication de la rémunération globale efficace et améliorer le taux de rétention de votre entreprise.

1. Personnalisez les relevés

Peu importe le niveau de l’employé dans l’entreprise et son niveau de compréhension, la totalité des bénéfices doit être expliquée clairement. Par exemple, les équipes de vente peuvent avoir des avantages additionnels comme des commissions ou des bonis de vente; le relevé doit tous les expliquer et être personnalisé à chaque catégorie d’employés.

Évitez les relevés qui ne sont pas personnalisés à l’employé où on verrait «sans objet» à la ligne des commission de vente pour un analyste par exemple. Retirez la ligne complètement! Il n’y a rien de plus désagréable que de voir qu’on n’a pas droit aux même bénéfices que ses collègues, même si la raison peut paraître évidente.

2. Incluez les bénéfices intangibles

Les entreprises offrent divers avantages qui ne sont pas financiers comme l’équilibre travail-vie personnelle, des heures de travail flexibles, de la formation, des possibilités de progression de carrière, des rabais aux employés chez certains fournisseurs et etc.

Établir une valeur monétaire pour ces avantages est difficile.

Ces avantages apportent pourtant un avantage significatif dans les méthodes de rétention de la compagnie. Ils doivent être affichés clairement dans le relevé, même si aucune valeur monétaire ne leur est attribuée.

3. Valorisez les avantages selon la catégorie d’employés

Les employés sont différents et les bénéfices ne signifient pas la même chose pour tous. Puisque les relevés de rémunération globale ne peuvent pas convenir à tous les employés, vous devez considérer cette distinction sérieusement. Cela signifie que la démographie des employés doit être examinée puisque des employés sont plus intéressés par certains avantages que d’autres; ils ne valorisent pas leurs bénéfices de la même façon.

Par exemple, un employé plus âgé sera davantage intéressé par le revenu projeté de son régime de retraite qu’un employé plus jeune qui portera une plus grande attention au bonus et à la progression de carrière. Les jeunes parents vont apprécier les horaires flexibles ou la possibilité d’horaire à 4 jours. Les nouveaux employés sortant de l’université auront envie d’en savoir plus sur le programme d’achat de vacances pour planifier un voyage en Europe cet été…

Cela signifie que tous les aspects de la rémunération doivent être couverts dans un relevé de rémunération globale et vous devez examiner le relevé selon la vision de toutes les catégories d’employés dans l’entreprise. Ne vous concentrez pas uniquement sur l’employé typique puisque vous oublierez certainement des besoins de d’autres employés.

4. Affichez votre image de marque

La vision et la marque de votre compagnie doivent être abondamment reflétées dans le relevé.

Si votre compagnie s’est dotée d’une structure hiérarchique plus horizontale que verticale, alors le relevé doit démontrer l’importance de l’employé dans l’entreprise, le remercier pour ses efforts au courant de l’année, être transparent face à son revenu et ses possibilités d’avancement.

Si l’entreprise a adopté une approche de rémunération paternaliste, le relevé doit démontrer la portion des avantages sociaux et du régime de retraite qui est payée par l’employeur versus par l’employé. Le relevé est le moment idéal pour démontrer que l’entreprise se soucie de la santé physique et financière de ses employés, qu’elle est prête à payer plus pour s’assurer qu’ils aient une bonne protection financière en cas d’événement malheureux comme une invalidité ou un décès. La valorisation des avantages pendant la période de travail est importante; mais il est aussi profitable de démontrer que l’entreprise soutiendra ses employés en cas de problème et à la retraite.

5. Communiquez personllement

Pour qu’un programme de communication de la le plus rémunération globale fonctionne bien, les relevés doivent être distribués stratégiquement au bon moment. Ils devraient pouvoir être consultés aux moments où les employés en ont besoin le plus, comme à l’embauche ou lors des augmentations salariales et du paiement du bonus. Ces relevés peuvent être distribués en personne, par la poste ou virtuellement pour que les employés y aient accès toute l’année.

Idéalement, prenez le temps de les distribuer en personne pour chaque employé.  Organisez une rencontre de suivi et prenez le temps de leur expliquer les chiffres présentés sur leur propre relevé, répondez à leurs questions sur le champs. Démontrez de l’intérêt envers leur satisfaction quant à leur revenu et leur bien-être.

Les relevés de rémunération globale ont une grande valeur pour votre entreprise. La valeur est d’autant plus grande lorsque la communication est efficace et personnalisée.

6. Informez les employés sur les programmes

Le relevé de rémunération globale doit être explicite, droit au but et aussi clair que possible sur la rémunération. L’objectif du relevé de rémunération est de vendre l’information aux employés. Avec ce processus, la compagnie s’assure que le personnel comprenne la valeur qu’elle offre, qu’il gère les attentes des employés et leur donne une raison de croire aux programmes offerts.

Il est aussi pertinent d’ajouter des détails sur l’établissement des salaires. Par exemple, on pourrait inscrire :

• Le calcul du salaire de base pour les prochains niveaux de salaire selon l’expérience et l’éducation s’il s’agit d’employés syndiqués avec une convention collective;
• Une source de la dernière étude de marché sur l’ajustement de salaire;
• Une explication claire sur la variation de salaire en rapport avec la performance de l’employé et de l’entreprise, le marché du travail, les tendances du coût de la vie ainsi que les bonus et critères d’augmentation salariale;
• Comment fonctionne le remboursement des frais de scolarité, l’achat d’actions et les couvertures d’assurance collective;
• Possibilités d’avancement de carrière et de formation;
• Tout autre programme attrayant aux yeux des employés qui n’apparaît pas sur le relevé de paie comme des repas gratuits, un programme du meilleur employé de la semaine, une cérémonie de remerciement…

7. Liste exhaustive

Comme je l’indiquais plus haut, il faut inclure tous les bénéfices offerts sur le relevé de rémunération globale, dans la mesure du possible. En voici une liste qui vous aidera à ne rien oublier :

• Salaire de base
• Rémunération incitative (bonus)
• Temps supplémentaire payé
• Absences payées
  • Congés de maladie utilisés ou non
  • Jours de vacance
  • Programme d’achat de vacance, incluant la subvention de l’employeur s’il y a lieu
  • Autres congés offerts, tels que congé personnel, médical, militaire, jury, etc.
• Assurances collectives
  • Soins médiaux – Soins visuels
  • Soins dentaires
  • Assurance vie de base et facultative (si subvention de l’employeur)
  • Assurance invalidité
  • Programme d’aide aux employés – Ligne téléphonique 24 heures pour accès à des professionnels de la santé mental, avocats, fiscaliste et etc.
  • Compte de remboursement des soins de santé (CRSS)
• Régime de retraite
• Programme d’aide aux études – Remboursement des frais de scolarité
• Formations payées par l’employeur – Incluant les voyages à l’étranger
• Bénéfices intangibles
  • Cadeaux
  • Voyages
  • Dîners offerts ou service de traiteur au bureau
  • Billets de spectacles
  • Programme de rabais pour les employés
  • Nouveau programme d’horaire de travail flexible
  • Nouveau programme permettant de travail à distance
• Allocation pour le transport en commun
• Frais de relocalisation
• Journées de bénévolat payées

C’est très souvent pertinent de faire une petite section À propos sur les bénéfices pour ne pas seulement inclure le coût des avantages, mais aussi d’en faire la promotion. On pourrait par exemple décrire la cotisation maximale de l’employeur dans un régime de retraite à cotisations déterminées.

Si l’employeur égalise les cotisations de l’employé et que celui-ci ne cotise que 2 % actuellement, on peut indiquer sur le relevé que l’employeur cotiserait 2 300 $ supplémentaires si l’employé cotisait son maximum de 6 % (ces chiffres ne sont qu’un exemple). On peut aussi mettre l’emphase sur la nouvelle protection d’assurance bagage dans le régime de soins médicaux.

L’objectif étant de faire prendre conscience aux employés des avantages qu’ils ont et de démontrer l’intérêt de l’employeur envers leur bien-être, d’accentuer le sentiment d’appartenance. Le relevé de rémunération totale permet de faire des rappels sur certains programmes offerts, d’indiquer des changements aux régimes d’avantages sociaux ou d’indiquer des capsules conseil sur la gestion du stress, du coût des médicament et etc.

Quoi éviter dans l’établissement de la rémunération globale?

Lorsqu’il s’agit de rémunération globale des employés, certaines choses doivent être évitées pour parer aux problèmes qu’elles apportent généralement plus tard.

Se concentrer uniquement sur le salaire fixe

Bien des organisations ne peuvent pas offrir les meilleurs salaires de base dans leur industrie. Les aspects de la rémunération totale deviennent encore plus importants pour retenir les meilleurs employés. Les gestionnaires et départements RH doivent travailler de concert pour déterminer une offre globale qui assurera une offre intéressante aux yeux de l’employé tout en conservant un budget gérable. Les employés valorisent certains bénéfices à une plus haute valeur qu’un salaire de base un peu plus élevé, comme les horaires flexibles ou une atmosphère d’équipe palpitante. Voici quelques idées qui vous coûteront moins cher que de hausser les salaires de base, mais qui vous permettront d’attirer et de retenir les meilleurs:

• Sorties d’équipe
• 5 à 7 payés par l’employeur
• Dîners pizza
• Vendredi après-midi avec bière offerte (surtout connu dans les domaines technologiques)
• Service de traiteur pour les dîners (en plus d’être valorisé par les employés, ce service augmente la productivité puisqu’on élimine le temps perdu à aller chercher à manger dans les restaurants)
• Formations à l’extérieur du pays avec possibilité de prolonger le voyage avec les conjoints
• Journées de bénévolat payées
• Billets de spectacle et de hockey

Toutes ces idées coûtent généralement moins cher que d’augmenter le salaire, mais croyez-moi, les employés en parleront à leurs amis et ils afficheront une véritable fierté pour votre entreprise. Parce qu’elle est proche de ses employés. Parce qu’on investit dans leur bien-être.

Ententes verbales

Beaucoup de compagnie, principalement les petites, tombent dans le piège des ententes verbales individuelles sans en consigné les détails par écrit. L’entente peut vite devenir problématique lorsqu’une partie n’a plus la même version ou lorsque le gestionnaire n’est plus le même… Comment valider l’entente ?

Documentez tout par écrit et remettez-en une copie signée à l’employé. Vous ne voulez pas que l’employé qui se sente lésé fasse du tort à la réputation de votre entreprise. D’autant plus que votre organisation prendra de l’ampleur dans les prochaines années, je l’espère, et ces ententes seront de plus en plus compliquées à gérer.

Promesses irréalistes

Faites attention à ne pas faire de promesses que vous ne pourrez pas tenir lorsque vous voulez désespérément attirer cet employé qui semble sortir tout droit de Harvard et qui propulsera votre entreprise… Avant de promettre que vous pourrez le payez à ce qu’il demande dans un an, deux ans, en plus des bénéfices accessoires que vous lui promettez, assurez-vous d’avoir vérifier les finances de l’entreprise et que l’offre sera viable. N’oubliez pas que vous continuerez d’engager d’autres gens après lui qui demanderont eux aussi à avoir des promotions et augmentations et que les avantages et bénéfices de tous les employés continueront de grossir.

Une fausse promesse fait beaucoup de tort à la réputation de l’entreprise.

Échec de communication

La connaissance de la rémunération totale par les employés est critique dès leur embauche. C’est une erreur que beaucoup de compagnie font en ne distribuant pas de relevés de rémunération globale détaillant les bénéfices direct et indirect auxquels les employés ont droit.

Communiquer efficacement ces bénéfices retiendra les employés tout en les motivant davantage.

Offrir des bénéfices à certains employés seulement

La plupart des employeurs ne veulent pas que les employés discutent entre eux de leurs avantages et salaire avec leurs collègues, mais c’est pratiquement impossible. Ils vont en parler.

S’ils réalisent que la compagnie a offert 6 semaines de vacances à un employé de même niveau et qu’ils en ont seulement 3, ils seront vite démotivés et moins productifs. L’histoire se répétera s’ils apprennent qu’un employé a régulièrement des billets pour aller voir le Canadiens et qu’ils n’en n’ont jamais eu.

Des bénéfices uniformes par catégorie d’employés sont importants pour garder le moral des troupes. Mieux vaut jouer sur le salaire qui est plus discret et est directement lié à la performance de l’employé.

Ignorer le département des ressources humaines

Il y a tellement de casse-tête entourant la rémunération des employés et bien des petites entreprises en croissance oublient à quel point le département des ressources humaines est important pour une entreprise. L’équipe RH s’assure que la rémunération et les bénéfices sont consistants entre les équipes de travail en plus de s’assurer que la rémunération est conforme à la loi. Attention à l’iniquité salariale…

La rémunération et les bénéfices sont critiques pour attirer et retenir les meilleurs talents tout en maintenant un personnel qui vise l’excellence.