Excel est-il encore une bonne solution en intelligences des affaires?

Quand on a un projet de plusieurs milliers de dollars à réaliser, ce n’est vraiment pas facile de choisir le bon outil d’analyse. On veut être rentable, mais on veut aussi un outil qui performe.

Le défi est de taille pour trouver la solution parfaite.

Pourtant, la majorité des entreprises utilisent Microsoft Excel comme outil principal en intelligence des affaires sans trop y penser.

Aujourd’hui, en 2016, est-ce qu’on fait encore le bon choix en continuant d’utiliser Excel comme outil d’analyse en intelligence des affaires (BI)?

Ce qu’en pense Rick Sherman, PH.D.

C’est qui lui ? Je dois avouer qu’il a moins de groopies que Justin Bieber, mais il vaut tout de même la peine d’être connu.

Auteur de Business Intelligence Guidebook: From Data Integration to Analytics, Rick Sherman est un spécialiste et professeur de l’intelligence des affaires à Northeastern University’s graduate school of engineering (É-U). Il a près de 35 ans d’expérience en implantation de bases de données relationnelles avec plus de 50 entreprises en gestion de données.

Il détient aujourd’hui l’entreprise Athena IT Solutions et conseille ses clients en architecture de bases de données comme en analyse commerciale (Business Analytics).

Bref, cessons l’éditorial de notre cher Monsieur Sherman pour en revenir au sujet qui nous intéresse : Est-ce que Excel est une bonne solution en intelligence des affaires?

Le spécialiste en intelligence des affaires a publié un article très intéressant en 2012 qui est encore tellement d’actualité (BI’s Dirty Secrets – Why Business People are Addicted to Spreadsheets). On nous a habitué au cours des dernières années aux publications à saveur publicitaire par des gens en TI (Technologies de l’information, IT en anglais). On explique fréquemment qu’Excel n’est pas adapté car il y a trop de risques d’erreurs et qu’il n’est pas assez puissant pour faire des analyses approfondies. On explique que les gens utilisent encore Excel parce qu’ils ont peur du changement et qu’ils aiment trop leurs pantoufles pour les quitter.

Rick Sherman y va d’une affirmative totalement contraire : Excel est l’outil de choix en intelligence des affaires, quoiqu’en disent les vendeurs et les gens des TI.

Excel est le meilleur outil en intelligence des affaires

Des études ont montré que les entreprises utilisent jusqu’à 6 programmes BI. Malgré le succès théorique des programmes BI, le constat est beaucoup moins reluisant en pratique. Une enquête menée auprès de 600 utilisateurs, directeurs, administrateurs et consultants a montré que le taux d’adoption des outils est de 25 %.

C’est dire que 3 utilisateurs sur 4 n’utilisent pas les nouveaux outils mis en place par l’entreprise et qu’ils recréent leurs rapports dans des feuilles de calcul Excel.

De nombreux facteurs influencent un taux d’adoption aussi bas. Parmi eux, trois facteurs retiennent le plus d’attention :

1. Le nombre de tâches augmentent constamment pour les employés, prendre le temps d’apprendre un nouvel outil est parfois plus long que de faire le travail en Excel. On recherche un rendement sur investissement important. Si apprendre de nouveaux outils est plus long que de faire le rapport soit-même, on perd toute la valeur du nouvel outil.

En ayant travaillé avec certains outils BI en actuariat (avant de me lancer en affaires), je peux vous dire que je rêvais parfois d’avoir accès à la base de données pour la transférer en Excel et faire mon analyse moi-même. Les programmes BI doivent devenir tellement gros pour justifier le prix de leurs licences qu’ils en deviennent compliqués ou qu’il devient presque impossible pour le fabricant de le moderniser et que ça devient parfois difficile d’obtenir ce qu’on veut.

2. Utiliser des licences en intelligence des affaires rend les gens d’affaires dépendants du département des TI pour créer de nouveaux rapports, tableaux de bord ou graphiques. On passe d’une solution où les employés sont indépendants, qu’ils peuvent créer de nouvelles statistiques très facilement pour chaque projet et approfondir certaines métriques au besoin à un produit créant une dépendance qui ralentit le processus. Quand la direction veut obtenir de nouvelles statistiques; un « Je n’ai pas le rapport parce que les TI n’ont pas encore eu le temps de créer la nouvelle interface » n’est pas une excuse acceptable. La compétition prend de l’avance entre-temps.

3. Les analystes ont besoin d’être capable de créer de nouveaux graphiques dans un visuel attractif, d’insérer des lignes, des colonnes aux tableaux, de faire des tableaux croisés dynamiques. Les projets tout comme les défis évoluent. Ce dont on a besoin aujourd’hui est différent ce dont on aura besoin l’an prochain. Les solutions généralisées ne permettent pas cette flexibilité, à moins d’exporter les données en Excel, c’est le moment où l’on perd complètement la valeur de l’investissement quand on finit par travailler les données dans u autre programme.

Malgré tout, on ne peut pas dire qu’Excel répond à tous les besoins, mais il est là pour rester dans les entreprises pour ses qualités de rendement sur investissement. Le coût est tellement bas comparé à toutes les autres solutions quand il est bien utilisé que c’est d’être négligent que de s’en passer.

Évidemment, Excel ne convient pas comme outil d’analyse quand on a plusieurs millions de données à analyser en temps réel ou qu’on a besoin d’un rapport unique qui extrait ses informations de dizaines de bases de données et qui doit être produit à toutes les 10 minutes. Il faudra investir dans des solutions avancées et être prêt à sortir son portefeuille pour les implanter! Pour tout le reste, Excel demeure le meilleur choix, à condition de bien l’utiliser.

Comment rendre Excel encore plus performant ?

Comme on l’a vu dans cet article, la suite office est un excellent choix pour faire des analyses approfondies. Encore faut-il savoir l’optimiser.

Si vous vous êtes rendu jusqu’ici dans votre lecture, vous avez compris qu’Excel est un outil de choix en intelligence des affaires. Si vous voulez arrêter la lecture ici, c’est bien beau, vous savez que vous utilisez une solution répandue et intelligente. La suite de l’article est à saveur commerciale pour ceux qui veulent améliorer leurs outils de travail et augmenter le rendement de leurs projets 😉

De plus en plus d’entreprise atteignent le maximum qu’elles peuvent tirer d’Excel, faute de connaissances en programmation. Plutôt que de se tourner vers un logiciel commercial et de s’embarquer dans de gros investissements et des chamboulements dans les méthodes de travail des employés, elles font appel à une expertise externe pour les aider à optimiser leurs outils en place.

Il existe un nombre croissant d’entreprises se spécialisant dans le développement sur Excel. Ces entreprises conçoivent des applications sur mesure à moindres coûts pour obtenir un meilleur ROI. L’objectif étant que les applications s’adaptent à l’entreprise plutôt que l’inverse comme on voit fréquemment avec de grandes licences commerciales.

On les engage pour diminuer les coûts

Même si un employé est capable de développer une solution à l’interne (sans frais direct), c’est toujours un pensez-y bien avant de donner le projet à l’interne ou à l’externe. Les employés ont tous un taux horaire, qu’ils soient salariés ou employés horaires. Chaque minute passée à faire un travail est un coût pour l’entreprise, car d’autres travaux sont en attente. L’objectif de toute compagnie est de réduire ses dépenses et d’augmenter le rendement.

Le meilleur moyen d’y arriver : s’assurer que les employés soient le plus efficaces possible.

Comment ?

En faisant appel à des experts Excel pour développer des programmes puissants. Non seulement ils les développeront probablement beaucoup plus rapidement que les employés à l’interne, car ils sont des spécialistes en Excel, mais leurs solutions rendront le travail enfantin et bien plus rapide qu’avant!

C’est la spécialisation des tâches dont on parle depuis la révolution néolithique. C’est plus payant pour une entreprise de faire appel à des professionnels pour développer des outils performants, car les employés ont plus de temps pour utiliser leurs connaissances et leur capacité d’analyse plutôt que de faire du traitement de données parce que les outils développés à l’interne ne sont pas optimisés ou encore parce qu’ils doivent apprendre à programmer.

C’est un peu comme le cuisinier qui fait des salades de carottes. Il peut tout faire avec son couteau bien tranchant, il est capable de couper ses légumes assez fins pour en faire de succulentes salades. Mais s’il s’achetait une mandoline, il aurait le temps d’en faire beaucoup plus; il vendrait beaucoup plus de salades. Acheter un outil de travail a fait augmenter son profit et ses revenus.

Le consultant Excel est votre mandoline. C’est un investissement pour augmenter son ROI.

C’est confus ? Voici quelques exemples de ce qu’un développeur Excel peut faire pour que le travail soit plus efficient :

• Outil de renouvellement entièrement automatisé pour un courtier en actuariat
• Centralisation des saisies comptables et exportation dans tous les outils d’analyse du département de finances
• Création et envoi automatisé d’un rapport journalier des ventes
• Gestion interactive de la paie et des assurances collectives pour le département des ressources humaines.

Pour que les employés perdent moins de temps au travail.

Combien de fois avez-vous créé des rapports sur Excel pour lesquels vous deviez entrer les nouvelles données à chaque semaine ? Vous perdez un temps précieux à mettre à jour votre rapport et vous vous dites souvent : « Ce serait tellement plus simple si j’avais un employé qui remplissait ce rapport pour moi et qui allait sur le site des grandes banques pour inscrire les taux d’intérêt du jour. Je sauverais tellement de temps! ».

En fait, la solution est loin d’être une nouvelle embauche pour faire ce travail ennuyeux. Votre rapport PEUT se compléter automatiquement. Un consultant Excel professionnel automatisera votre rapport et créera des fonctions pour télécharger automatiquement les nouveaux taux d’intérêt. Vous n’aurez qu’à cliquer sur un bouton pour que les nouvelles informations s’inscrivent dans le rapport et qu’il soit automatiquement enregistré en PDF avant d’être envoyé par courriel.

Diminuer les erreurs de traitement – Pour que les employés aiment leur travail

La routine finit souvent par l’emporter sur l’employé le plus minutieux soit-il. Si vous devez faire certaines tâches jour après jour ou semaine après semaine, il y a de grands risques de faire une erreur d’inattention dans le traitement des données.

Ce grenre de tâches devrait être automatisé. Si vous répétez des tâches plus de 4 fois, il n’y a aucune raison de ne pas la programmer. Vous sauverez du temps, mais vous sauverez surtout des coûts à l’entreprise (+1 pour vous à la prochaine rencontre d’évaluation).

Imaginez si la direction prenait la décision de fabriquer le produit A plutôt que le B et qu’elle était basée sur un rapport comportant une erreur. Imaginez les pertes d’argent qui découlent d’une telle erreur. Que se passerait-il si vous aviez déclaré qu’une ligne d’affaire fait un rendement de 3,4 % par année alors que vous vous êtes trompé de chiffre dans la production endormante du rapport hebdomadaire et que le rendement final est plutôt de 2,4 % ? Quelle gaffe ! Le produit B a un rendement de 3,1 %.

Vous auriez dû faire automatiser ce rapport. Les machines ne se trompent pas et ne s’endorment pas. Vous auriez éviter une énorme perte à votre entreprise en plus de mieux apprécier votre travail parce que vous n’auriez plus à entrer autant de données dans ce rapport endormant.

Enfin, un bon gestionnaire s’assurera que les employés aiment toujours leur travail. S’il leur fait faire du traitement de données routinier, ils deviendront démotivés pour leur travail. Pourquoi ne pas s’offrir la production automatique du rapport pour que les employés passent plus de temps à analyser les stratégies de croissance et augmentent leurs connaissances ?

Il développera un tableau de bord interactif avec indicateurs de performance qui vous permettront de suivre la progression de votre entreprise et de vos produits ou services. Vous verrez en un coup d’oeil où il faut appliquer des changements grâces aux statistiques à votre disposition.

Posséder des statistiques de performance mises-à-jour quotidiennement permet de s’adapter au marché changeant et de développer des nouvelles stratégies d’affaires avant que les compétiteurs ne le fassent.

Quand il faudra ajouter des fonctionnalités à l’outil d’analyse lorsque le projet évolue, vous ne serez pas dépendants du département des TI. Vous pourrez le faire vous-mêmes, Excel est tellement flexible.