Évitez les heures supplémentaires non rémunérées! C’est pas payant ;)

Passer moins de temps au bureau

… ça vous dit ?

Moi oui.

Pour ma part, c’est déjà fait! Je suis devenu beaucoup plus productif au bureau même si j’y passais bien moins d’heures qu’auparavant.

Vous vous demandez certainement comment on peut diminuer nos heures de travail et être pourtant plus apprécié par ses patrons.

Et bien, c’est possible. Tout est une question d’efficacité et d’innovation dans les méthodes de travail.

Est-ce à votre patron d’améliorer vos outils de travail parce que ce n’est pas dans votre description de tâches ?

Maxime Lacroix - Petit_compressé

J’en doute.

Vous allez voir qu’un petit investissement dans les applications rend le travail tellement plus agréable et efficace. C’est beaucoup plus de temps pour être en famille et organiser votre prochain voyage à Honolulu.

Si vous êtes comme tant d’autres employés de bureau, votre outil de travail principal est un fabuleux classeur Excel. Que vous connaissiez des formules compliquées ou non ne changera pas votre besoin d’avoir des outils plus performants, qui diminueront votre charge de travail.

Sauf si vous avez énormément de temps libre au bureau pour vous perfectionner à fond dans Excel, les chances sont que vos fichiers Excel peuvent être optimisés et automatisés ; ce qui vous fera gagner énormément de temps.

Aimeriez-vous cliquer sur un bouton le lundi matin pour récupérer toutes les ventes de la fin de semaine et obtenir automatiquement un rapport du profit net par région et par fournisseur plutôt que de prendre tout votre avant-midi pour compiler les données provenant de différentes sources et les inscrire un peu partout dans votre rapport?

Moi, je pense que votre patron serait impressionné si vous arriviez avec votre rapport frais du jour à 9h05. Non seulement l’information est disponible de 4 à 6 heures plus tôt, mais en plus vous êtes disponibles pour faire d’autres tâches. Vous devenez plus productif.

Temps de production selon le mode de travail

Avec programmation VBA
Sans programmation, comme avant

Un autre exemple de comment être plus efficace au travail?

Ok, voyons comment vous pourriez passer moins de temps au bureau et demeurer le même employé efficace d’avant votre nouvelle méthodologie.

Un collègue dépose une base de données de 80 000 lignes sur le réseau et il vous demande de la structurer en groupes de clients selon plusieurs critères, de corriger les erreurs d’adresses pour compiler les clients par région et il vous demande aussi de créer des graphiques avec indicateurs de performance pour une pelleté de mesures différentes.

Ouf…

Combler cette demande vous prendra toute la semaine, vous le savez. Les agents qui ont entré les données ont trouvé dix façons d’écrire Montréal (montreal, monreal, montrael, Montéral, etc.), tout est pêle-mêle et vous aurez besoin de 6 heures juste pour structurer les données afin que vous puissiez en faire une base de données potable. Ok, disons que ça c’est fait.

Et après ?  Vous devez construire un tableau de bord dynamique, puissant et ce, en quelques heures puisque vous risquez de perdre vos soirées à faire ce projet si vous y passer trop de temps, car vos autres mandats s’accumulent.

Vous faites rarement des tableaux de bord avec statistiques et indicateurs de performance. Vous arriverez à le faire, c’est certain. Mais il ne sera pas aussi joli que vous l’auriez souhaité, il n’aura pas toutes les statistiques qu’un pro aurait incluses et surtout, il vous aura fallu beaucoup de temps pour construire ce qu’un expert aurait fait en quelques heures.

C’est à ce moment que vous réalisez que la spécialisation des tâches a fait en sorte que la productivité des entreprises a augmenté drastiquement. La direction vous en demande beaucoup et ce n’est pas votre domaine d’expertise.

Pourquoi Excel est sous-utilisé ?

Excel est un outil très simple et à la fois très complexe. Tout le monde peut y jouer et bâtir des classeurs utilisables. Mais les experts Excel dévoileront toute la puissance du logiciel de Microsoft. Souvent, les usagers n’imaginent même pas ce qu’on peut faire avec ce programme. On peut passer par quatre chemin pour bâtir quelque chose de similaire, mais la longueur de la route est loin d’être la même…

Revenons-en à nos moutons. Vous arriverez à combler la demande de votre collègue, mais ça va vous prendre 35 heures pour tout faire. Tout ce temps que vous auriez voulu prendre pour vous occuper de vos autres dossiers et qui vous cause des retards.

Il y a une solution à votre défi : vous gagnerez du temps, vous demeurerez mobilisé pour votre travail, mais surtout, votre entreprise diminuera ses coûts.

Quelle est la solution ? Faire appel à des experts Excel qui pourront réaliser tout ce travail en peu de temps, parce qu’ils font ça tous, tous, tous les jours. On les appelle des consultants Excel.

Non seulement ils pourront réaliser le travail demandé en probablement beaucoup moins de temps, mais le tableau de bord que vous aviez à créer sera aussi beaucoup plus complet. Il contiendra probablement plus de mesures de performance, il sera plus interactif et il vous aidera à prendre des meilleures décisions pour votre entreprise. Pourquoi vous dites-vous? Simplement parce qu’on a tous nos domaines d’expertises.

Petit aparté : l’objectif des consultants n’est aucunement de prendre votre emploi ni d’augmenter les coûts pour votre entreprise. Tout au contraire. Ils ne sont là que pour vous aider à faire ce pourquoi on vous avez été embauché (analyse/gestion de projet/tenue de livre/etc.), sans qu’on ne vous attribue des tâches qui ne font pas partie de votre domaine d’expertise et qui ralentissent la réalisation des projets.

 

Rappelez-vous votre première entrevue. Dans le cas en exemple, on aurait décrit le poste comme étant l’analyse des ventes et la planification de projet pour augmenter la croissance de l’entreprise. Concevoir les outils d’analyse ne fait pas partie du poste. Pourquoi ?  Parce que vous êtes bons dans l’analyse du dossier, dans la prise de décision et dans la recherche de solutions pour augmenter les parts de marché. C’est votre spécialité.

 

À quoi bon diversifier vos tâches à l’extérieur de votre domaine d’expertise ? Vous risquez de perdre du temps, d’en faire moins que ce qu’un spécialiste Excel aurait pu faire et ceci occasionnera des coûts plus élevés pour votre entreprise.

 

On ne peut pas tout faire soi-même.

 

Concentrez-vous dans votre spécialité. Votre entreprise peut acheter de bons outils de travail qui vous aideront à performer. Prenez du temps pour analyser les données plutôt que de les construire. Vous aurez plus de temps pour trouver des solutions à vos projets d’expansion.

 

Ça, c’est viser la croissance rapide de son entreprise.

Quand on crée des tableaux de bords à tous les jours et qu’on s’instruit constamment sur les meilleures pratiques selon les gurus d’Excel, on obtient nécessairement plus de facilité à créer des indicateurs de performances, à structurer les données et on connait davantage de possibilités.

Au même titre qu’on ne demanderait pas à notre boulanger de nous faire le meilleur vin en ville avec les raisins de son jardin. On demandera au viticulteur. 

Chacun son domaine d'expertise !

Excel, c’est plus qu’une simple feuille de calcul !

Le logiciel est un outil si simple à utiliser à la base, mais l’utilisateur régulier atteint rapidement les limites de ce qu’il peut faire avec le logiciel parce qu’il n’a pas le temps d’approfondir ses connaissances en programmation. On peut toujours « pitonner » des formules pour arriver à ses fins, mais il y a des façons optimales de développer tout le potentiel d’Excel. Avec un niveau d’expertise élevé, on arrive à ses fins beaucoup plus rapidement et on crée des classeurs beaucoup plus puissants et intéressants pour la direction.

Excel est souvent sous-estimé. On pense à tort que c’est une grosse feuille de calcul et que ça s’arrête là. Vous serez vraiment surpris de tout ce qu’on peut faire avec ce logiciel quand on s’y connait en programmation VBA et C# dans VSTO. Pour les non habitués, ce sont les langages de programmation les plus populaires de Microsoft Office.

Aujourd’hui, les gestionnaires en demandent beaucoup aux employés parce qu’ils ne savent pas nécessairement qu’il y a des gens spécialisés dans le domaine qui pourront faire le travail en beaucoup moins de temps et ainsi augmenter considérablement le rendement du projet.

Calculons d’abord le rendement du projet en exemple, après on verra comment des services de consultation Excel vous aideront à devenir plus efficace sans que ça ne coûte un sou à votre employeur. Voyez par vous-même l’impact d’externaliser certains services avec cette infographie.

Rendement consultant excel - Final

Voilà une image qui parle.

En embauchant des consultants Excel, le coût du projet devient moins élevé pour votre entreprise et vous aurez fait avancer vos projets de votre côté.

Bonus : vous aurez un outil qui sera probablement plus performant que ce que vous alliez construire parce que les programmeurs sont experts dans leur domaine. Vos prochaines décisions seront basées sur l’ensemble des informations disponibles… À l’inverse, les programmeurs ne pourraient pas faire votre métier. Ils n’ont pas les connaissances pour planifier l’expansion de ventes et de l’entreprise. À chacun son domaine d’expertise !

Le mot de la fin

Au final, on se rend compte qu’on peut faire presque tout le travail soi-même. Mais ce n’est pas ça qui amènera notre entreprise plus loin.

Il faut savoir déléguer et bien s’entourer pour que notre entreprise prospère, tout comme notre carrière!

Si vous munissez votre entreprise des meilleurs outils de travail qui feront en sorte que vous passerez plus de temps à trouver des nouvelles stratégies d’expansion qu’à traiter des données, vous êtes train de vous offrir de belles opportunités de carrière.

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